Workplace Management di livello Enterprise con NFS
Torre Allianz – Milano
La Torre Allianz, o Torre Isozaki (cognome dell’architetto giapponese che l’ha progettata) soprannominata “il Dritto” è la più alta delle tre torri che sovrastano il panorama milanese di City Life, ed è stata anche la prima delle tre ad essere costruita. Con i suoi 209,2 metri di altezza (250 con l’antenna) e 50 piani è l’edificio con il più alto numero di piani d’Italia, di cui 46 adibiti ad uffici.
L’ambizioso progetto per la gestione delle sale riunioni, uno dei più grandi a livello italiano con ben 330 sale è stato eseguito dal System Integrator Essedi s.r.l. che ha trovato in Intermark Sistemi il giusto partner per la fornitura e il supporto per il sistema di Workplace Management richiesto dal cliente Allianz. La parte di gestione delivery, manutenzione e installazione fisica è stata affidata al Gruppo BDF.
Richiesta del cliente
La richiesta del gruppo Allianz è stata quella di adottare un sistema di gestione e monitoraggio delle sale riunioni in modo che fossero sfruttate al massimo dato l’elevato numero di dipendenti: circa 2500 divisi su 44 piani, con la prerogativa di poter effettuare il check-in tramite i badge aziendali già in dotazione.
Un fattore da tenere in considerazione su edifici così grandi e con molti piani è la possibile congestione degli ascensori, infatti, l’ulteriore richiesta è stata quella di limitare il più possibile l’utilizzo degli ascensori per la ricerca e il raggiungimento delle sale riunioni.
Altro elemento imprescindibile è stato il fattore sicurezza che doveva sottostare alla rigorosa policy aziendale del gruppo internazionale Allianz.
La proposta per il Workplace Management Allianz: piattaforma NFS su display Reserva
Per far fronte alle richieste del committente il System Integrator Essedi si è affidato al sistema per la gestione degli spazi lavorativi NFS “Rendezvous”. Una piattaforma software estremamente solida ed affidabile, che garantisce una personalizzazione avanzata con motore API per l’integrazione e livelli di sicurezza ai vertici della categoria, grazie anche alla possibilità di gestione dei server e dei dati “on-premise” (presso la propria sede).
Al software NFS sono stati abbinati dei display fuoriporta Reserva dotati di led di stato e antenna NFC in grado di leggere i badge aziendali. Essi che consentono la funzione di check-in per un corretto utilizzo delle sale.
Punto di forza dei pannelli Reserva è l’interfaccia completamente personalizzabile e molto intuitiva.
I numeri del progetto Torre Allianz
- 330 pannelli Reserva con staffa a vetro (ProDVX modello DSKPL 10’’)
- 330 sale riunioni NFS con plugin per Outlook
- Server centrale e database nel datacenter Allianz di Parigi
- Circa 2.500 utenti attivi con suddivisione dei ruoli tramite Active Directory
- Regole di utilizzo delle sale tramite gruppi di Active Directory
Le funzioni del sistema di prenotazione delle sale riunioni NFS | Torre Allianz Milano
Prenotazione delle sale basata sulla posizione e sulle dotazioni tecnologiche
Grazie al motore di configurazione aperto e completamente personalizzabile del sistema NFS è stato possibile inserire variabili completamente personalizzate. Infatti, per evitare di congestionare gli ascensori, per la ricerca o il raggiungimento di una sala riunioni libera sono stati limitati gli accessi in base al piano di appartenenza dei singoli dipendenti o in caso di indisponibilità, è stata inserita la possibilità di prenotare le sale riunioni situate al piano +1 o -1 rispetto a quello di appartenenza, quindi con la possibilità di muoversi velocemente tramite le scale lasciando liberi gli ascensori.
Ogni display posizionato all’esterno della sala riunioni mostra se la sala è libera, occupata o prenotata. Inoltre è possibile vedere lo stato e prenotare tutte le sale a cui si è abilitati, o anche fare una ricerca in base alla capienza e alle dotazioni tecnologiche che si vogliono utilizzare.
Gestione delle sale riunioni con strumenti aziendali, plugin Outlook certificato
Una caratteristica fortemente voluta dal gruppo Allianz per il sistema di gestione e prenotazione delle sale riunioni è stato l’utilizzo dei soli strumenti aziendali. In accordo con la policy aziendale è stato possibile integrare il plugin Outlook per la ricerca e la prenotazione delle sale che consente anche di poter filtrare parametri come capienza e dotazioni tecnologiche.
Gestione efficiente delle sale riunioni tramite badge aziendale
Per massimizzare l’efficienza delle sale riunioni, i display Reserva – dotati di lettore NFC – si interfacciano con il badge aziendale dei dipendenti che dovranno effettuare il check-in all’inizio della riunione, altrimenti dopo un tot di tempo preimpostato la sala viene automaticamente liberata tornando prenotabile.
Altra funzione attivabile tramite badge sul pannello fuoriporta è la visualizzazione dell’ordine del giorno della riunione, per aver immediatamente sotto controllo gli argomenti che verranno trattati e in caso decidere se effettuare il check-in alla riunione.
“Il sistema NFS Rendezvous Workplace si è dimostrato completo nelle funzionalità e semplice da implementare considerando lo sviluppo sull’intero building e le specifiche funzionalità richieste dalla committenza. Fattore determinante della scelta è stata la compliance con gli elevati standard IT richiesti dalla corporate Allianz. Infine, l’applicazione è stata apprezzata dagli utenti perché presenta un’interfaccia veramente intuitiva. Il livello di personalizzazione di ogni dettaglio rende sicuramente NFS Rendezvous Workplace uno dei migliori sistemi di gestione degli spazi lavorativi e dal punto di vista della flessibilità ritengo non abbia rivali, è il software ideale per le grandi installazioni.”.
Daniele Piovesan, Key Account Manager Sales Department di BDF S.p.A.
Funzioni implementate successivamente alla messa in funzione del sistema NFS
Grazie alla flessibilità del sistema NFS è stata possibile la creazione di domini aziendali secondari, infatti successivamente all’installazione del sistema è stata ospitata una seconda azienda (partner Allianz) a cui è stato dato l’utilizzo di alcuni piani della torre, compresi servizi come badge aziendale e utilizzo delle sale riunioni riconfigurate esclusivamente per loro, ma gestite centralmente dai server on-premise di Allianz nel rispetto della policy aziendale.
Considerazioni finali
La piattaforma di prenotazione delle sale riunioni NFS, unita ai display fuoriporta Reserva, ha confermato le aspettative del cliente Allianz, dalla prima installazione sono state richieste implementazioni e aggiornamenti per il perfezionamento del sistema in base al reale utilizzo e tutt’oggi il sistema di Workplace Management NFS rimane il fulcro per la gestione e il monitoraggio degli spazi comuni e di riunione della Torre Allianz.
Considerazioni finali
La piattaforma di prenotazione delle sale riunioni NFS, unita ai display fuoriporta Reserva, ha confermato le aspettative del cliente Allianz, dalla prima installazione sono state richieste implementazioni e aggiornamenti per il perfezionamento del sistema in base al reale utilizzo e tutt’oggi il sistema di Workplace Management NFS rimane il fulcro per la gestione e il monitoraggio degli spazi comuni e di riunione della Torre Allianz.
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