16 Giugno 2021

Gestione dei visitatori – Digital Reception | GoBright VISIT

Accoglienza  sicura e professionale per tutti i tuoi visitatori.

 

Che tu abbia un’area di ricevimento affollata, o una lobby non presidiata,
con GoBright Visit i tuoi ospiti sono accolti immediatamente.

  • Velocizza il flusso di persone alla reception.
  • Accorcia i tempi di attesa.

 

Software completo per la registrazione dei visitatori con caratteristiche sorprendenti come le pre-registrazioni, il design personalizzato e la stampa dei badge.

Cosa aspettarsi

GoBright Visit è una soluzione digitale per la registrazione e il check-in dei visitatori che consente la pre-registrazione e l’autoregistrazione dei visitatori. Si possono utilizzare uno o più schermi Visit nell’area di ricevimento, a seconda del numero di visitatori che accogli ogni giorno.

  • A prova di GDPR
    Niente più liste di registrazione in giro per la reception. Tutti i dati sono memorizzati in modo sicuro nel portale, secondo la legislazione GDPR dell’UE.
  • Notifica istantanea
    I dipendenti ricevono SMS / email quando i loro ospiti fanno il check-in. Non è più necessario cercare i colleghi e provare a chiamarli. Tempi di attesa più brevi per gli ospiti.
  • Panoramica in tempo reale
    Panoramica accurata dei visitatori in qualsiasi momento della giornata.
  • Intuitivo e Plug and Play
    In pochi click un benvenuto professionale e piacevole per i tuoi visitatori.

Caratteristiche sorprendenti per accogliere i tuoi visitatori in modo professionale

Pre-registrazione

Invita gli ospiti tramite il portale o il plugin di Outlook quando prenoti una riunione. Essi ricevono un invito con un codice QR di pre-registrazione per fare il check-in. Il visitatore all’arrivo scannerizzerà il QR code e tutti i suoi dettagli verranno memorizzati nel portale online. L’organizzatore della riunione riceverà automaticamente un messaggio di testo o un’e-mail che lo informa dell’arrivo dell’ospite. La receptionist saprà in anticipo chi aspettarsi, e potrà organizzarsi e stampare i badge in anticipo nel caso siano previsti grandi gruppi di persone.

  • Nessuna coda inutile allo sportello.
  • Il/la receptionist non ha bisogno di rintracciare numeri di telefono o colleghi.
  • Aggiungi al tuo invito indicazioni, istruzioni di sicurezza e sanitarie.
  • Tutto il procedimento viene effettuato senza la necessità di utilizzare carta.

Autoregistrazione

I visitatori senza un invito di pre-registrazione possono registrarsi direttamente sul posto, seguendo i passaggi sullo schermo. Basta inserire i dati richiesti come nome ed e-mail, cercare il nome dell’impiegato a cui far visita, accettare eventuali istruzioni di sicurezza e fare il check-in. L’organizzatore della riunione riceve automaticamente un messaggio di testo o un’e-mail che informa che l’ospite è arrivato.

  • Nessuna coda inutile allo sportello.
  • Il/la receptionist non ha bisogno di rintracciare numeri di telefono o colleghi.
  • Tutto il procedimento viene effettuato senza la necessità di utilizzare carta.

Badge printing

La stampante di badge è un prodotto opzionale che aiuta ad aumentare la visibilità dei tuoi visitatori all’interno dell’edificio. Si possono stampare badge personalizzati con design, logo e colori dell’azienda, il nome del visitatore e un QR code. È anche possibile personalizzare il badge con una foto.

Dopo la riunione, una semplice scansione del badge permette al visitatore di lasciare l’edificio. I visitatori occasionali restituiscono il loro badge alla reception, mentre i visitatori che ritornano possono conservare il loro badge e usarlo di nuovo alla loro prossima visita. Questo accelera ancora di più il processo di check-in, il che è ideale per i fornitori ad esempio.

Design

Personalizza il template grafico del display di registrazione e l’email secondo il tuo branding aziendale.

  • Aggiungi al tuo invito indicazioni, istruzioni di sicurezza e sanitarie
  • Preimposta la lingua preferita
  • Specifica le informazioni di cui hai bisogno dal tuo visitatore

Portale

Il portale è lo strumento di gestione per tutte le licenze Meet, Work e Visit. Tutte le impostazioni e le configurazioni (specifiche del cliente) sono gestite e archiviate qui. Il portale GoBright Visit si integra con Active Directory, Outlook Plugin e GoBright Room Booking.
Si possono pecificare le impostazioni personali nel portale, come ad esempio differenziare i tipi di visitatori, in clienti e fornitori. Oppure si possono configurare più sedi in cui le configurazioni possono essere utilizzate; ideale quando la tua azienda ha più sedi o più aree di ricevimento.

Tutti i dati sono protetti in modo sicuro e a prova di GDPR. Il facility manager determina il numero di giorni in cui i dati dei visitatori saranno conservati. Dopo di che, i dati saranno cancellati in modo permanente.

La sicurezza prima di tutto

Il facility manager o l’addetto alla risposta alle emergenze ha una panoramica accurata delle persone che si trovano nell’edificio in caso di emergenza. Il portale è basato sul cloud, quindi può essere utilizzato anche su un tablet o uno smartphone.

Outlook Plugin

Outlook, uno dei programmi di gestione della posta elettronica e del calendario più comuni in ufficio. GoBright ha sviluppato un plugin che funziona su Outlook. Usa il Plugin GoBright nella barra dei menu quando pianifichi un appuntamento. Cerca una sala riunioni in base alle tue preferenze. Prenota il catering, i servizi extra, invita e pre-registra i tuoi partecipanti istantaneamente, tutto mentre stai prenotando la sala.

Una grande opportunità!

La data o il luogo della riunione cambia, o viene cancellata completamente? Il catering e i servizi prenotati cambiano di conseguenza. Un sistema, un’azione. Intelligente e semplice.

Smart Office

La piattaforma GoBright offre soluzioni software intelligenti per la gestione delle scrivanie, delle sale, dei visitatori e per il digital signage. Tutte le funzioni si integrano perfettamente tra loro e sono facili da usare.

  • Trova e prenota un posto di lavoro disponibile tramite Portale, App o Outlook Plugin
  • Invita e pre-registra gli ospiti
  • Trova la tua posizione nell’edificio con Wayfinding e Mapping
  • Visualizzazione aggiornata e accurata su tutte le parti della piattaforma intelligente
  • I sensori intelligenti misurano in tempo reale l’occupazione delle sale riunioni e delle scrivanie
  • Informazioni dettagliate sull’uso degli spazi d’ufficio, sui tassi di occupazione e sul flusso di persone nell’edificio

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