1 Giugno 2021

Prenotazione sale riunioni tramite App | GoBright MEET

Riunioni senza preoccupazioni con il sistema di prenotazione delle sale GoBright MEET

 

Controlla la disponibilità delle sale riunioni e prenotale in pochi secondi.
Utilizza le soluzioni GoBright per effettuare una prenotazione in qualsiasi momento e ovunque.

  • Assicurati una sala adatta alle tue esigenze.
  • Evita doppie prenotazioni e inutili sale riunioni prenotate ma non utilizzate.
  • Gestisci l’occupazione delle sale e risparmia tempo, spazio e denaro.

 

GoBright MEET è il software completo per la prenotazione delle sale con possibilità di implementazioni come Wayfinding, Room Control, Mapping e sensori di sala.

Cosa aspettarsi

Individua e prenota facilmente la sala adatta alle tue esigenze, con la capacità di accogliere tutti i tuoi partecipanti e tutta l’attrezzatura di cui hai bisogno.

  • Risparmia tempo e fatica
    Dì addio alle doppie prenotazioni, ai no-show e alle interruzioni durante le riunioni. Dai il benvenuto ad una maggiore produttività ed efficienza.
  • Facile organizzazione delle sale
    Utilizza in tranquillità una sala libera oppure trova e prenota una sala in anticipo tramite il portale GoBright, l’app o il plugin di Outlook.
  • Catering e altri servizi
    Prenota una sala, il catering e altri servizi (a seconda della disponibilità) contemporaneamente. La riunione viene riprogrammata? Il catering e i servizi prenotati si modificano automaticamente.
  • Analisi precise
    Analisi dei dati affidabili al 100% sull’occupazione delle sale. Gestisci le sale in modo efficiente e dai ai facility manager la possibilità di fare le giuste interpretazioni sull’uso delle risorse.
  • Varie integrazioni
    GoBright Room Booking si integra con Exchange, Outlook, Office 365, Google, Active Directory e sistemi FMIS.

Caratteristiche sorprendenti per una perfetta gestione delle sale

 

La gestione delle sale è molto più della sola prenotazione di una sala riunioni. È anche una maggior consapevolezza sull’utilizzo delle strutture aziendali e dei servizi accessori.

Room Panel
Verifica la disponibilità della sala

  • Fai prenotazioni ad hoc
  • Non c’è bisogno di interrompere una riunione
  • Installabile su vetro e pareti

Room Control
Prendi il pieno controllo delle tue riunioni

  • Controllo dell’illuminazione e delle apparecchiature AV
  • Interrompi o prolunga la riunione
  • Segnala malfunzionamenti

Wayfinding
La tua guida nell’ edificio

  • Panoramica di tutte le sale (per piano)
  • Stato di occupazione delle sale
  • Mostra la direzione delle sale riunioni

Mapping
Panoramica delle sale per piano

  • Mostra prenotazioni, check-in e rilevamenti
  • Fai prenotazioni istantanee tramite la mappa interattiva
  • Crea e modifica le tue mappe del piano

Catering & Services

Prenota una sala riunioni, invita gli ospiti e prenota anche servizi aggiuntivi come: catering, un secondo schermo di presentazione, un set audio wireless, e qualsiasi altro extra abilitato, tramite il plugin di Outlook, il portale GoBright o l’app mobile.

  • Crea il tuo catalogo di servizi con diversi gruppi, per esempio: cibi, bevande, servizi AV. E crea sotto-voci all’interno di ogni gruppo.
  • Un sistema completo di gestione degli ordini per i fornitori di servizi. Quando programmate una riunione, una notifica degli articoli richiesti, gli importi, lo spazio e il tempo di consegna saranno inviati al fornitore di servizi.
  • Nessuna possibilità di cattiva comunicazione e di errori. Quando la data o l’ora di una riunione cambia, il Catering e gli altri servizi prenotati cambiano di conseguenza.
  • Panoramica in tempo reale delle richieste approvate, aperte, cancellate o completate. Questo è accessibile sia per l’organizzatore che per i fornitori di servizi interessati.

Room Sensors

L’uso dei sensori di sala ha molti vantaggi e migliora il software di prenotazione delle sale.

  • Il sensore registra ogni occupazione della sala e la rende visibile nel portale, nell’app, nella mappa interattiva e su Outlook. Anche se la sala viene utilizzata senza una prenotazione. La sala risulterà occupata in modo anonimo.
  • Quando si lascia la sala, se il sensore rileva che se per un certo periodo di tempo non c’è movimento, lo stato di occupazione torna automaticamente in “disponibile”. Questo significa che le stanze vengono liberate di nuovo quando una riunione finisce prima.
  • In caso di no-show la sala sarà automaticamente liberata di nuovo.
  • I sensori delle sale misurano il tasso di occupazione con il 100% di certezza. I sensori raccolgono i dati e danno una panoramica accurata di quanto le sale sono utilizzate e per quanto tempo.
  • Non appena il sensore misura il movimento, anche l’illuminazione della stanza può accendersi automaticamente.

Integrazione degli armadietti

Quando vai ad una riunione per un periodo prolungato vorresti conservare le tue cose in un armadietto? Con l’app GoBright puoi prenotane uno vicino alla sala riunioni.

  • Controlla la disponibilità degli armadietti tramite Mapping, portale web o app (“richiedi un armadietto nelle vicinanze”), ma anche nel luogo degli armadietti.
  • Prenota un armadietto allo stesso piano della tua scrivania o sala riunioni.
  • Gestisci il tuo armadietto con l’app GoBright o la card NFC.
  • Prenota un armadietto anche per i tuoi ospiti.
  • Un sistema facile da usare, un’app sul tuo telefono.

Portale & App

Il portale basato sul cloud e l’App sono sempre inclusi nella licenza del software di prenotazione. Il portale è il lo strumento di gestione per tutte le licenze Meet, Work e Visit. Tutte le impostazioni e le configurazioni (specifiche del cliente) sono gestite e archiviate qui. Per GoBright Work, il portale si integra con Active Directory e GoBright Room Booking.
Inoltre si possono aggiungere ulteriori informazioni e opzioni, come: aggiungere mappe interattive di ogni piano al portale, aggiungere foto delle postazioni di lavoro, specificare quali scrivanie sono regolabili in altezza o quali scrivanie si trovano in una “zona di silenzio”, ecc.

  • Prenota il tuo posto di lavoro nel portale/app. Sempre e ovunque.
  • Dashboard personale
  • Opzione ‘Trova il mio collega’ e ‘Trova la mia scrivania
  • Usa l’App o lo Sticker NFC per fare il check in/out alla scrivania tramite Connect
  • I dati sono protetti in modo sicuro e a prova di GDPR

Outlook Plugin

GoBright ha sviluppato un plugin che funziona su Outlook, uno dei programmi di gestione della posta elettronica e del calendario più comuni negli uffici. Usa il Plugin GoBright della barra dei menu quando pianifichi un appuntamento. Cerca una sala riunioni in base alle tue preferenze. Prenota il catering, i servizi extra della sala, invita e pre-registra i tuoi partecipanti istantaneamente, tutto in un’unica prenotazione.

La data o il luogo della riunione cambia o viene cancellata completamente? Il catering e i servizi prenotati cambiano di conseguenza. E tutto si sincronizza con il vostro calendario personale, il calendario della sala riunioni e la piattaforma GoBright. Un sistema, un’azione. Intelligente e semplice.

Analytics

Lo spazio negli uffici è costoso e le sale che non vengono usate sono una spesa inutile. Il compito del facility manager è quindi quello di utilizzare i posti di lavoro in modo intelligente ed efficiente per renderli disponibili a tutti i dipendenti e per risparmiare sui costi lungo il percorso. Con GoBright Analytics si ottengono grandi intuizioni sull’utilizzo complessivo dello spazio ufficio. L’analisi dei dati si basa sulle prenotazioni delle sale, sui check-in e sul rilevamento con i sensori delle sale.

  • Panoramica accurata e reale dell’occupazione.
  • Scopri quali sono le sale riunioni più utilizzate, quale tipo di sala è più popolare, quali sono i giorni di maggiore affluenza in ufficio, ecc.
  • Migliora la comprensione del comportamento e delle preferenze degli utenti.
  • Riduci il numero di sale prenotate ma non utilizzate.
  • Calcola il numero di sale di cui hai effettivamente bisogno.
  • Calcola il tipo di sale di cui hai effettivamente bisogno: huddle room, meeting-room, sale riunioni, ecc.
  • Sviluppa nuovi modi di lavorare.

Smart Office

La piattaforma GoBright offre soluzioni software intelligenti per la gestione delle scrivanie, delle sale, dei visitatori e per il digital signage. Tutte le funzioni si integrano perfettamente tra loro e sono facili da usare.

  • Trova e prenota un posto di lavoro disponibile tramite Portale, App o Outlook Plugin
  • Trova la tua posizione nell’edificio con Wayfinding e Mapping
  • Visualizzazione aggiornata e accurata su tutte le parti della piattaforma intelligente
  • I sensori intelligenti misurano in tempo reale l’occupazione delle sale riunioni e delle scrivanie
  • La piattaforma GoBright si integra con vari sistemi.
  • Informazioni dettagliate sull’uso degli spazi d’ufficio, sui tassi di occupazione e sul flusso di persone nell’edificio.

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